Cancelación de reservas. Una reserva proveniente de broker no debería cancelarse nunca. Si el cliente pide cancelar la reserva de un broker, el cliente debe contactarse con el broker para pedir la cancelación. La única excepción es cuando se trata de un no-show. En ese caso se elige como motivo de cancelación la opción “no-show”.
Situaciones que representan un no-show:
- El cliente no se presenta, no se contacta con ustedes y no responde sus llamados para avisar demora o algún cambio. Si se cumple el plazo de gracia que tienen informado al broker.
- El cliente se presenta, pero no cuenta con la documentación requerida, por ejemplo: licencia de conducir, pasaporte o documento, o lo que sea que le hayan informado ustedes como obligatorio para poder retirar el auto.
En todos estos casos recomendamos, además de marcar la reservada como cancelada por motivo no-show, que usen la pestaña de historial e ingresen los comentarios necesarios para tener un registro de lo sucedido.
Reservas de prueba. Si tienen duda sobre si una reserva es test o no, pueden consultarnos. A veces los brokers o nosotros mismos nos podemos olvidar de cancelar reservas de prueba.
Acuerdos comerciales. Como regla general, NO editar acuerdos comerciales. Las únicas dos excepciones es el área de selección de tarifarios y el modificador de precios.
Flota. No borrar modelos, en todo caso si es necesario puede marcarse como no activo. En caso de realizar cambios, modificar o crear modelos o categorías, avisar siempre para que la información de la API sea la misma.
Actualización de la información de la API. Informar al equipo de integraciones siempre que haya modificaciones en las condiciones generales, sucursales, flota o adicionales, para asegurar la correcta información en la API y por consecuencia a los brokers.
Inconsistencias entre voucher de cliente y la información que ven en Rently. Puede pasar que más allá de testear mucho, haya errores. También a veces los clientes no saben interpretar correctamente los datos que el broker le proporciona en el voucher. Si hubiera alguna inconsistencia, recomendamos no oponer resistencia a lo que el cliente les diga si se corresponde al voucher, entregar el auto, sacar foto del voucher o de la prueba que les muestra e inmediatamente enviar un mail con toda esa información a integrations@rentlysoft.com . El equipo de integraciones resolverá el caso antes de la fecha de devolución del auto. Contemplar que, si la entrega y devolución ocurrieran dentro de un mismo fin de semana, esto no será posible.
Sumar items en mostrador en reservas prepagas.
Por defecto, cuando se tiene una reserva con un acuerdo comercial, el pagador de un nuevo item de precio será el cliente. Ya sean días o adicionales. Esto se debe respetar ya que lo que se agregue en mostrador depende del cliente y el broker no interviene.
Esto funcionará correctamente solo si no seleccionaron "Actualización de reservas con precio por el total de días" en la Configuración General, sección "Estrategia de actualización de reservas".
Uso de las reservas. Los brokers no suelen abonar ningún tipo de concepto en caso de no-shows (revisen el contrato que firmaron con el broker qué dice al respecto).
Las reservas si se marcan como no-show el sistema permite cobrar un valor. Ese valor es general para todas las reservas no-show. Las reservas de brokers si tienen un costo de no show, es el broker el q lo define y lo cobra por lo general.
El item de no-show no se puede eliminar hoy. Si se reactiva la reserva tampoco se puede eliminar el ítem de cancelación por no show
Ejemplo
Recopilación de información importante.
Pueden recibir de parte de los brokers muchas consultas sobre si un cliente tomó o no una reserva y a veces piden los contratos firmados por el cliente para comprobar el uso de la reserva. Tengan siempre firmado el contrato por el cliente para estos casos. Ingresen toda la información real de las reservas (pagos, adicionales, cualquier tipo de comentario). También carguen toda la documentación (comprobantes de pago o devolución, contratos firmados, entre otros) en los archivos y comentarios de la reserva en Rently. Las reservas tienen una pestaña que se llama historial donde pueden volcar toda la información que necesiten para no olvidar, a modo de comentario.
Información del cliente.
La información del cliente es información sensible para los brokers. En la mayoría de los casos, los brokers eligen no compartir ni mail ni teléfono real del cliente. Esto se debe a políticas de protección de datos de las distintas agencias con las que trabajamos. Sepan entender que es la forma en la que la industria se maneja comúnmente.
Sobre los números de vuelo, muchas veces los clientes al crear la reserva eligen no completar ese campo por diversos motivos.
De ser necesaria información adicional de un cliente deben comunicarse con el broker con anticipación para que el broker tenga tiempo de responderles.