Cada primer día de mes, hacer la facturación de los clientes a mes vencido.
1. Ingresar en el Excel RENTLY
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HWyPkdz0dj38rlB2erxl3RiJ0eMSalS0intCGblYmfA/edit?usp=sharing
2. Copiar y pegar el mes anterior
Copiar desde el primer cliente hasta el último con todas sus columnas: Salvo el cliente que en estado dice "Baja"
3. Eliminar lo que no tiene fórmulas y modificar las fechas al mes actual
4.Completar los campos vacíos:
- Cantidad de autos en ese mes
- Cobro web (generalmente es el mismo todos los meses, salvo que diga lo contrario en comentarios)
- Ingresar si corresponde, comisiones por ventas generadas en la web (Gama por ejemplo)
- Ingresar comisiones brokers (Tener en cuenta Kompass, Máximo, Fit, Cordillera que usan Street Rent a Car como Broker)
- Tipo de cambio para aquellos que abonen en pesos: Ingresar en http://www.bcra.gov.ar/PublicacionesEstadisticas/Tipo_de_cambio_minorista_2.asp
Y tomar el tipo de cambio del vendedor a la ultima hora del cierre, del último día del mes.
5. Chequear las condiciones de cada empresa
En la solapa de DATOS, ir hasta el final a la derecha y ver si hay algún comentario Como por ejemplo:
º WORLD RENT A CAR - cobrar solo la web usd 50 sin iva
º EL CHELE NICARAGUA - cobrar los tres primeros meses usd 520 x mes
hasta 180 autos usd 4
entre 180 y 200 autos usd 5
mas de 200 autos usd 6
º EL CHELE COSTA RICA - luego del 3er mes usd 60 la web
º MAXIMO usd 5 mas iva por auto
º OZAVI - usd 600 con web incluida
º WAYRENTING - 100 autos x 400 usd + 50usd de web - usd 450. tipo de cambio se actualiza cada tres meses (hoy 04/05/2021 queda un mes mas de tipo de cambio 97,69)
º HUALA- cobrar minimo 10 autos
º FUTURE - minimo de 1000 EUR + web.a
º OCARROL ARG - abono de 1500usd por mes
º GAMA - se le cobra un minimo de 200 autos. USD t x 200 + web + usd 0,5 x booking web
Entre otros.
6. Chequear los meses anteriores para ver las condiciones que se le aplican a cada cliente en particular (descuentos, precio fijo, etc)
Chequear si el mes anterior esta pendiente y reclamarlo.
Hay clientes que se cobran por mes actual y no mes vencido
7. Facturas
- STREET RENT A CAR (en caso de ser Argentina) Generar la factura del monto total a cobrar (el monto que figura como total, dividirlo por 1,21 y despues indicar que es el 21%) ingresando la razón social en Facturante y enviar al cliente por mail informando para que lo abone.
En el caso de Máximo por ejemplo, es necesario detallarle la cantidad de autos y la tasa de cambio que se aplico.
- RENTLY SOFTWARE, LLC. Enviar Invoice informando para que abone, o directamente cobrar por Stripe
FUNDAMENTAL:
8. Hacer seguimiento para corroborar que hayan pagado, o si no lo hicieron, que paguen. Indicarles que deben hacer el pago dentro de los 10 primeros días del mes.
9. En caso de que los clientes no les envíen los comprobantes, ingresar en:
BBVA
GALICIA
MERCURY
STRIPE
PAYPAL
Y chequear si ingreso algún pago. Identificar a quien corresponde y quitar el "pendiente" del excel y modificarlo a "cobrado"
Ingresar la fecha de cobro.
Ingresar "factura Rently"
Ingresar a que cuenta se abono
Ingresar el tipo de cambio si corresponde en pesos/ euros, o dejarlo en 1, si es usd.
Hertz y Movillis (Wayrenting) tienen RETENCIONES. Se le factura por el total, y entra un pago por un monto menor. La diferencia son las retenciones. Hay que:
- Anotar en la solapa de ventas el total facturado, y en la solapa de gastos la diferencia que corresponde a las retenciones.
- Pedir por mail al tenant el comprobante de retenciones
- Enviarselo a Marcela Party. mparty@fibertel.com.ar