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Módulo Corporativo
Módulo Corporativo

Reservas de largo plazo y grandes cantidades de unidades

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Escrito por Pablo Kitzberger
Actualizado hace más de una semana

El Módulo Corporativo está diseñado para gestionar acuerdos que involucren largos periodos de tiempo y múltiples unidades.

Contrato Corporativo

Para comenzar a gestionar su primer Contrato, es necesario crear un nuevo Contrato Corporativo (CC) desde este mismo menú.

El ítem de Contrato Corporativo representa el período de acuerdo con un Cliente/Compañía, es decir, se contará con un solo Contrato Corporativo con un mismo cliente excepto por casos en los que sean acuerdos separados (diferentes periodos de tiempo o con diferentes condiciones / información de facturación)

  1. Cliente: Entidad con la que se realiza el acuerdo corporativo, el mismo debe estar generado en la base de datos de Clientes.

  2. Desde/Hasta: Representa el periodo total por el cual está acordado el convenio con el Cliente.

  3. Número de Referencia: Campo opcional en caso de contar con algún código especifico para el acuerdo.

  4. Notas: Campo opcional para registrar información relevante sobre el contrato.

Orden de Compra / Cotizador

Dentro de un Contrato Corporativo se utilizan las Ordenes de Compra (OC) para representar diferentes períodos del contrato, teniendo asignado su propio precio y cantidad de unidades. Es decir que cada actualización que se desee realizar sobre el precio se representa en una nueva Orden de Compra.

Dentro de un Contrato Corporativo vamos a contar con la posibilidad de generar una nueva Orden de Compra.

  1. Duración: Largo determinado de la Orden en cuestión, es representada con un valor y alguna de las siguientes medidas de tiempo.

    1. Día(s)

    2. Semana(s)

    3. Mese(s)

    4. Año(s)

  2. Acuerdo de Precios: Campo opcional en caso de utilizar un acuerdo de precios existente.

  3. Vigencia de Cotización: Originalmente toda Orden de Compra es generada como una cotización pendiente de confirmación, esta cotización solo será vigente hasta la fecha especificada en este campo.

  4. Moneda: Moneda utilizada en los valores de la Orden de Compra.

  5. Origen de Reserva: Origen a ser utilizado al crear los bookings asociados a la Orden de Compra.

  6. Archivos: Campo opcional utilizado para adjuntar documentos relevantes a la cotización.

  7. Orden de Compra: Numero/Código utilizado para referenciar la Orden de Compra (este valor puede ser completado mas adelante en caso de no contar con el a la hora de generar la OC).

  8. Notificar al Cliente: Define si enviar la notificación correspondiente al email registrado del Cliente/Compañía.

  9. Notas: Campo opcional para registrar información relevante a la OC.

  10. Cotizador Autos/Adicionales/Ítems de Precio

Cotizador Autos/Adicionales/Ítems de Precio

Con el cotizador va a ser posible ir agregando los diferentes ítems, ya sea unidades o otros conceptos, a la cotización que se genera.

⚠️ Cada uno de los ítems configurados se verá agregado a la sección de Detalles una vez completemos los campos necesarios y pulsemos en el botón Agregar a la Cotización.

Autos

  1. Cantidad: Número de unidades del tipo seleccionado con la configuración que vayamos a completar.

  2. Modelo/Categoría: Tipo de vehículo a agregar a la cotización.

  3. Tarifario: Tarifa a asignar a las unidades que se estén configurando.

    1. Precio Manual: Precio personalizado para la cotización.

    2. Tarifario(s): Tendremos disponibles para seleccionar todos los Tarifarios que hayamos configurado previamente (deben contar con la opción "Disponible para selección manual").

  4. Precio Unitario: En caso de utilizar la opción de Precio Manual, aquí completaremos el valor para cada unidad por cada unidad de período de tiempo (es decir, este valor se multiplicará por la cantidad de días/semanas/meses/años [Sub Total] y la cantidad de unidades [Total]).

  5. Distancia Ilimitada: Al activar esta opción los bookings generados no tendrán limite de distancia.

  6. Distancia Permitida por Reserva: Distancia total permitida para cada unidad al finalizar el período de la Orden de Compra.

  7. Precio Distancia Extra: Valor cobrado por cada unidad de distancia excedida del valor permitido.

Adicionales

  1. Cantidad: Número de adicionales del tipo seleccionado.

  2. Adicional: Listado de todos los adicionales cargados en el sistema.

  3. Precio Unitario: Valor de cada adicional, por defecto utilizará el valor asignado al adicional en la configuración pero puede ser modificado. El valor será multiplicado por cada unidad de adicional y por cada unidad de tiempo.

Ítems de Precio

Esta opción nos permitirá agregar cualquier concepto que no sea comprendido por las unidades o los adicionales que estén cargados en el sistema.

  1. Cantidad: Número de ítems de precio del tipo seleccionado.

  2. Tipo: Categorización de el ítem de precio a cargar.

    1. Gasto

    2. Precio Manual

    3. Impuesto

    4. Comisión

  3. Descripción: Detalle sobre el ítem a cargar.

  4. Precio Unitario: Valor de cada ítem, será multiplicado por cada unidad de ítem y por cada unidad de tiempo.

Detalles

Todo ítem agregado a la cotización será listado en esta sección, además será posible editar o remover cualquiera de ellos.

Una vez este lista la cotización podremos generarla utilizando el botón Guardar en la esquina superior derecha.

Cotización Corporativa / Orden de Compra

Una vez generada la Cotización Corporativa, la misma quedará en el estado Nuevo hasta su confirmación o el cumplimiento de su fecha de vigencia de cotización.

  1. Editar: Hasta antes de confirmar la cotización, será posible editarla para ajustar valores o unidades.

  2. Confirmar: El proceso de Confirmación definirá la fecha de entrega de las unidades, la modalidad de facturación y asignación manual o automática de unidades.

  3. Cancelar: Permite anular la cotización.

Confirmación

  1. Fecha/Hora de Entrega: Determina la fecha de comienzo de todos los bookings que serán generados para cada unidad en la Orden de Compra siendo confirmada.

  2. Lugar de Entrega: Los bookings generados tendrán el lugar seleccionado como lugar de entrega y devolución.

  3. Modo de emisión de factura:

    1. Primer Día:

      • Se genera la primer factura desde la fecha de entrega hasta la finalización del primer período.

      • Los períodos subsiguientes se facturan de comienzo a fin.

      • En el último período se facturan los días faltantes.

        Ejemplo:

    2. Personalizado

      • Permite establecer un plazo personalizado para las facturas.
        Ejemplo:

    3. Mensual

      • Se generan facturas iguales de un mes desde la fecha de entrega.
        Ejemplo:

    4. Semanal

      • Se generan facturas iguales de una semana desde la fecha de entrega.

        Ejemplo:
        ​

  4. Día para emitir primer factura: Días después del comienzo del período de cada factura en el cual se debería emitir la factura (se visualiza como Fecha a alertar).

  5. Días para pagar factura: Establece la fecha de caducidad de la factura en días contando después de la Fecha a alertar (se visualiza como Fecha de Vencimiento).

  6. Orden de Compra: Numero/Código utilizado para referenciar la Orden de Compra (este valor puede ser completado mas adelante en caso de no contar con el a la hora de confirmar la cotización).

  7. Asignar vehículos manualmente: Permite seleccionar las unidades asignadas a cada booking generado por la Orden de Compra, si no se utiliza esta opción el sistema las asignará de manera automática.

En caso de seleccionar una Fecha de Entrega pasada, estará presente la siguiente opción.
​Crear facturas vencidas permite tener disponible las facturas de períodos pasados al actual para poder emitir desde RENTLY. Alternativamente facturas anteriores serán ignoradas en la generación

Orden de Compra Confirmada

Una vez confirmada una Orden de Compra, contaremos con nuevas pestañas con nueva información y acciones.
​

Reservas

Desde esta pestaña será posible listar todos los bookings como también realizar las siguientes acciones mediante los iconos disponibles:
​
​Asignar Adicional: Asignar los adicionales cargados en la cotización.
​Asignar Ítem de Precio: Asignar los item de precio cargados en la cotización.

Asignar Conductor Adicional: Permite asociar a cada booking el conductor de cada unidad.

Facturas Pendientes / Facturas

En la pestaña de Facturas Pendientes estarán listadas todas las facturas correspondientes a la estrategia de facturación seleccionada al confirmar.
Para cada Factura Pendiente contaremos con dos acciones:

  1. Previsualizar Factura: Esta opción desplegará un menú que permitirá revisar los ítems que serán enviados al sistema de Facturación conectado a RENTLY, con sus montos y descripciones.

  2. Generar Factura: Mediante este botón se envía la información de la factura al sistema de Facturación conectado a RENTLY.

En casos donde no se cuente con un sistema de Facturación conectado a RENTLY igual será posible "generar" las facturas para dejar constatado esto como información, como también para luego poder asociar el pago de las mismas.
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Es decir, la información no será emitida fiscalmente pero aún así puede ser gestionado en RENTLY.

Las Facturas ya emitidas se mostrarán en la pestaña titulada Facturas, desde aquí será posible revisar estas entidades como también asociar archivos o revisar su estado de sincronización con el sistema de Facturación.

Pagos / Agregar Pago

Una vez contemos con facturas emitidas, será posible asociar pagos a las mismas desde la acción "Agregar Pago"​.

Esto nos guiará a una ventana en la cual serán listadas todas las facturas emitidas, pudiendo seleccionar las cuales serán asociadas al pago a cargar.

Es posible imputar un pago parcial a una factura, modificando el valor en el campo Monto a Pagar.

Después de esta configuración se carga la información de pago de la misma manera que en otros casos.

Todos los pagos serán listados en la pestaña correspondiente.
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