Melhores práticas para evitar problemas e reclamações com brokers.

Cancelamento de Reserva. Uma reserva originada por um intermediário nunca deve ser cancelada. Se o cliente solicitar o cancelamento de uma reserva feita por um intermediário, ele deverá contatá-lo para solicitar o cancelamento. A única exceção é em caso de não comparecimento. Nesse caso, a opção "não comparecimento" deve ser selecionada como motivo do cancelamento.

Situações que configuram um não comparecimento (no-show)

• O cliente não comparece, não entra em contato com você e não atende às suas ligações para notificar um atraso ou qualquer alteração. Se o prazo de tolerância informado ao intermediário expirou.

• O cliente comparece, mas não possui a documentação necessária, por exemplo: carteira de habilitação, passaporte, RG ou qualquer outro documento que você tenha informado ser obrigatório para a retirada do veículo.

Em todos esses casos, recomendamos, além de marcar a reserva como cancelada por não comparecimento, que você utilize a aba de histórico e insira os comentários necessários para manter um registro do ocorrido.

Reservas de Teste. Em caso de dúvida sobre se uma reserva é de teste ou não, entre em contato conosco. Às vezes, corretores ou até mesmo nós mesmos podemos esquecer de cancelar reservas de teste.

Contratos comerciais. Como regra geral, NÃO edite contratos comerciais. As únicas duas exceções são a área de seleção de tarifas e o modificador de preço.

Frota. Não exclua modelos; se necessário, marque-os como inativos. Se você fizer alterações, modificar ou criar modelos ou categorias, sempre nos notifique para que as informações da API permaneçam as mesmas. 

Atualizações de informações da API. Informe a equipe de integrações sempre que houver modificações nos termos e condições gerais, filiais, frota ou recursos adicionais para garantir as informações corretas na API e, consequentemente, para os corretores.

Inconsistências entre o voucher do cliente e as informações que ele vê no Rently. É possível que, apesar de testes extensivos, ocorram erros. Além disso, às vezes os clientes não sabem interpretar corretamente os dados que o corretor fornece no voucher. Se houver alguma inconsistência, recomendamos não contestar o que o cliente lhe diz, caso corresponda ao voucher. Entregue o carro, tire uma foto do voucher ou do comprovante que lhe apresentarem e envie imediatamente um e-mail com todas essas informações para integrations@rentlysoft.com. A equipe de integrações resolverá o caso antes da data de devolução do carro. Observe que, se a entrega e a devolução ocorrerem no mesmo fim de semana, isso não será possível.

Adicionando itens no balcão a reservas pré-pagas.

Por padrão, quando você tem uma reserva com um contrato comercial, o cliente será responsável pelo pagamento de qualquer novo item de preço, seja para dias adicionais ou extras. Isso deve ser respeitado, pois o que é adicionado no balcão depende do cliente e não da corretora.

Isso só funcionará corretamente se você não tiver selecionado "Atualizar reservas com preço para o número total de dias" nas Configurações Gerais, seção "Estratégia de atualização de reservas".

Usando reservas. As corretoras geralmente não pagam nenhuma taxa por não comparecimento (verifique o contrato que você assinou com a corretora para ver o que diz sobre isso).

Se as reservas forem marcadas como não comparecimento, o sistema permite que você cobre uma taxa. Essa taxa é a mesma para todas as reservas não comparecidas. Reservas de corretores também têm uma taxa de não comparecimento; geralmente, o broker a define e a cobra.

O item de não comparecimento não pode ser excluído hoje. Se a reserva for reativada, o item de cancelamento por não comparecimento também não poderá ser excluído.

Exemplo 

Coletando informações importantes.

Você pode receber muitas perguntas de corretores sobre se um cliente utilizou uma reserva e, às vezes, eles solicitam o contrato assinado do cliente para verificar o uso. Sempre tenha o contrato assinado do cliente em mãos para esses casos. Insira todas as informações precisas da reserva (pagamentos, extras, quaisquer comentários). Além disso, faça o upload de toda a documentação (comprovante de pagamento ou reembolso, contratos assinados etc.) nos arquivos de reserva e comentários no Rently. As reservas têm uma aba chamada "Histórico" onde você pode adicionar todas as informações que precisa lembrar, como um comentário.

Informações do cliente.

As informações do cliente são confidenciais para os corretores. Na maioria dos casos, os corretores optam por não compartilhar o e-mail ou o número de telefone real do cliente. Isso se deve às políticas de proteção de dados das diversas agências com as quais trabalhamos. Entenda que essa é uma prática padrão do setor.

Em relação aos números de voo, os clientes geralmente optam por não preencher esse campo ao criar a reserva por diversos motivos.

Se forem necessárias informações adicionais do cliente, entre em contato com o corretor com antecedência para que ele tenha tempo de responder.